Farbige Besucherausweise für Sicherheit und Komfort

Die HEMA GmbH setzt bei ihrem Besuchermanagement auf Lösungen mit Epson ColorWorks

Farbige Besucherausweise für Sicherheit und Komfort

Die Hema GmbH setzt auf Epson ColorWorks Drucker

der Epson ColorWorks C3500 ist ein kompakter Farbetikettendrucker, der für den Empfangs- und Besucherbereich farbige, haltbare Etiketten produziert. Der Drucker fügt sich dabei nahtlos in eine bestehende IT-Infrastruktur ein1. Er druckt Etiketten, die den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Da Besucherbücher am Empfang2 dank der geltenden DSGVO bald der Vergangenheit angehören werden, ändern viele Unternehmen ihre Prozesse rund um das Besuchermanagement durch digitale Lösungen. Der Epson ColorWorks C3500 Etikettendrucker wurde dabei auf hohe Kompatibilität zu bestehenden Softwarepaketen für das Besuchermanagement entwickelt. Mit dem Epson ColorWorks produziert die Hema GmbH hausintern individuelle Besucherausweise mit Foto, Barcode und in Unternehmensfarben.

Die HEMA Maschinen- und Apparateschutz GmbH, ansässig in Seligenstadt, die Schutzausstattungen für den Betrieb schwerer Maschinen herstellt, verwendet Epson ColorWorks-Drucker in Kombination mit der Besuchermanagement-Software Pridento VMS Advanced, um Besucher ihrer Büros auf möglichst einfache und angenehme Art zu verwalten. Die HEMA GmbH empfängt benötigte eine effiziente, sichere und individuelle Lösung für das Besuchermanagement. Seit der Implementierung des Epson ColorWorks C3500 Druckers werden Namensschilder und Besucherdokumente im Voraus erstellt werden, um den Empfang zu entlasten. An die Software für die Besucherregistrierung ist eine Kamera angeschlossen, sodass jeder Besucherausweis ebenfalls ein Foto besitzt. Für zusätzliche Sicherheit enthält das Softwarepaket auch Algorithmen für die Gesichtserkennung. Besucherausweise lassen sich außerdem mit Barcodes versehen.  

Nico Heckmann, IT-Systemadministrator bei HEMA, erklärt: „Wir empfangen unsere Besucher an der Rezeption mit farbigen, individuell gedruckten Besucherausweisen. Diese Ausweise besitzen unser Firmenlogo, ein Foto des Besuchers sowie einen Barcode mit den jeweiligen Zugangsberechtigungen des Besuchers. Wir sind mit unserer Besuchermanagementlösung sehr zufrieden und auch mit dem Epson ColorWorks C3500 Drucker, mit dem wir die Ausweise erstellen. Das Gerät war sofort einsatzbereit, ist schnell und einfach zu bedienen. Außerdem spart die Lösung unseren Besuchern und Mitarbeitern am Empfang eine Menge Zeit.“

Jörn von Ahlen, Leiter Marketing der Epson Deutschland GmbH, erklärt: „Epson arbeitet mit einer Reihe Entwicklern zusammen, die sich auf Besuchermanagement-Software spezialisiert haben, um das Management der Besucher in Unternehmen zu verbessern. Besucherbücher an der rezeption stellen heute für Unternehmen und Organisationen manchmal ein Sicherheitsrisiko dar3. Je strenger die Kontrollen bezüglich Datenschutz und Datenmanagement werden, desto mehr versuchen Unternehmen, ihre Verfahren zu verbessern ohne dabei ihre besucher mit aufwändigen Verfahren oder Prozeduren aufzuhalten." Die Drucker der Epson ColorWorks-Serie finden dank ihres kompakten Designs auf jedem Empfangsschalter Platz, sie sind einfach zu bedienen und produzieren in Verbindung mit moderner Besuchermanagementsoftware auch direkt von mobilen Geräten aus Etiketten mit allen relevanten Informationen zu den Gästen. Gleichzeitig drucken sie in kräftigen Farben professionelle Namensschilder mit Fotos der Gäste und auch Unternehmenslogos und Barcodes in hoher Auflösung.“ 

Die vollständige Visitor-Management Lösung gibt es bei:

Heyden-Securit GmbH

48432 Rheine
Am Stadtwalde 47

Fon: 05971 9876-0

www.heydensecurit.de

1. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/europaeische-datenschutzgrundverordnung.html

2. Besucherbücher stellen auch eine Gefahr für die Privatsphäre und Datenschutz dar. Ein öffentlich ausliegendes Besucherbuch bedeutet, dass jeder persönliche Daten von anderen Personen einsehen kann. Wenn das Buch gestohlen wird, stellt dies eine Verletzung des Datenschutzes im Unternehmen dar. Die DSGVO erlegt Unternehmen strenge Pflichten in Bezug auf die Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten auf. Hierzu zählen die Pflicht zur Verschlüsselung von persönlichen Daten und die Sicherstellung der laufenden Vertraulichkeit der gesammelten persönlichen Daten. Geldbußen von bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % der globalen Umsatzes können bei einer Verletzung der DSGVO-Vorschriften erhoben werden.

3. Besucherbücher auf Papierbasis umfassen eine Reihe von Risiken, darunter die öffentliche Sichtbarkeit der Namen von anderen Personen, wen besuchen, wo sie arbeiten sowie ihre Unterschriften. Besucherbücher bieten hingegen keine Möglichkeit der Zustimmung zu den Bedingungen der Datenerfassung und enthalten keine Erklärung zur Nutzung der durch das Unternehmen erfassten Daten.